Paragony, fiskalizacja i KSeF w Wilmar Retail

Podczas rejestrowania płatności w Wilmar Retail system automatycznie tworzy dokument płatności. W polskiej wersji Wilmar Retail jest to zestawienie dotyczące danej płatności.

Dokument ten może zawierać:

• rowery;
• artykuły;
• usługi, takie jak prace serwisowe przy rowerze;
• jedną lub kilka faktur.

Dokument płatności w Wilmar Retail nie zawsze jest tym samym co polski paragon fiskalny. Przy każdej płatności system określa, czy dokument powinien zostać zafiskalizowany przy użyciu polskiej drukarki fiskalnej.

Jaka jest różnica między dokumentem płatności a paragonem fiskalnym?

Dokument w Wilmar Retail jest administracyjnym zestawieniem płatności. Jest on tworzony przy każdej zarejestrowanej płatności.

Jeżeli dokument zostanie zafiskalizowany, sprzedaż jest również rejestrowana za pomocą drukarki fiskalnej. W takim przypadku powstaje oficjalny polski paragon fiskalny.

Możliwe są więc dwie sytuacje:

• Dokument zafiskalizowany: sprzedaż zostaje zarejestrowana za pomocą drukarki fiskalnej.
• Dokument niezafiskalizowany: dokument służy wyłącznie do zarejestrowania płatności w Wilmar Retail.

Kiedy dokument zostaje zafiskalizowany?

Dokument zostaje zafiskalizowany, jeżeli sprzedaż nie została wcześniej zarejestrowana w KSeF za pomocą faktury dla firmy.

Sprzedaż bez faktury

Jeżeli klient płaci za rower, artykuł lub usługę i nie została dla tej sprzedaży wystawiona faktura, dokument płatności zostaje zafiskalizowany.

Sprzedaż zostaje wtedy zarejestrowana za pomocą drukarki fiskalnej i zostaje wystawiony paragon fiskalny.

Przykład

Konsument kupuje rower i płaci za niego bezpośrednio w sklepie. Faktura nie zostaje wystawiona.

Wilmar Retail tworzy dokument płatności i wysyła go do drukarki fiskalnej. Klient otrzymuje paragon fiskalny.

Faktura dla konsumenta

Faktura dla klienta prywatnego jest również nazywana fakturą B2C lub fakturą konsumencką.

Faktury dla konsumentów nie podlegają w Polsce obowiązkowemu przesyłaniu do KSeF. Mogą być dobrowolnie przesłane do KSeF, ale mogą również zostać przekazane poza KSeF, na przykład w formie wydruku lub pliku PDF.

Jeżeli faktura konsumencka nie została przesłana do KSeF, a następnie zostaje opłacona, powiązany z nią dokument płatności zostaje zafiskalizowany.

Przykład

Konsument otrzymuje fakturę za wykonane prace serwisowe przy rowerze. Faktura zostaje przekazana konsumentowi poza systemem KSeF.

Kiedy konsument opłaca fakturę, Wilmar Retail tworzy dokument płatności. Dokument ten zostaje zafiskalizowany za pomocą drukarki fiskalnej.

Kiedy dokument nie zostaje zafiskalizowany?

Dokument nie zostaje zafiskalizowany, jeżeli płatność dotyczy faktury dla firmy, która została przesłana do KSeF.

Faktura dla firmy jest również nazywana fakturą B2B. Jeżeli faktura została już prawidłowo zarejestrowana w KSeF, sprzedaż nie jest ponownie rejestrowana za pomocą drukarki fiskalnej.

Wilmar Retail nadal tworzy dokument płatności, ale służy on wyłącznie jako administracyjne potwierdzenie zarejestrowania płatności.

Przykład

Sklep rowerowy sprzedaje rower klientowi biznesowemu. Dla tej sprzedaży zostaje wystawiona faktura B2B i przesłana do KSeF.

Kiedy klient opłaca fakturę, Wilmar Retail tworzy dokument płatności. Dokument ten rejestruje płatność, ale nie jest wysyłany do drukarki fiskalnej.

Zapobiega to podwójnemu zarejestrowaniu tej samej sprzedaży: raz w KSeF i drugi raz za pomocą drukarki fiskalnej.

Zestawienie

Co się dzieje, jeżeli faktura nie została przesłana do KSeF?

System uwzględnia nie tylko rodzaj klienta, ale przede wszystkim status faktury.

Jeżeli faktura nie została przesłana do KSeF, system nie traktuje sprzedaży jako już zarejestrowanej w KSeF. W związku z tym podczas płatności powiązany dokument może zostać zafiskalizowany.

Może to dotyczyć na przykład:

• faktury konsumenckiej;
• faktury, która nie podlega obowiązkowemu KSeF;
• faktury, która nie została jeszcze prawidłowo przyjęta przez KSeF.

Dlatego przed zarejestrowaniem płatności należy zawsze sprawdzić, czy faktura dla firmy została prawidłowo przesłana do KSeF.

Kiedy rower, artykuł lub usługa są uznawane za sprzedane?

Na potrzeby raportów i zestawień sprzedaży Wilmar Retail określa datę, w której rower, artykuł lub usługa są uznawane za sprzedane.

Obowiązuje przy tym następująca kolejność:

• Jeżeli została wystawiona faktura, używana jest data faktury.
• Jeżeli faktura nie została wystawiona, używana jest data dokumentu płatności lub paragonu.

Dotyczy to rowerów, pojedynczych artykułów oraz usług, takich jak naprawy i inne prace wykonywane przy rowerze.

Przykład z fakturą

Rower zostaje opłacony 10 maja. Powiązana z nim faktura ma datę wystawienia 8 maja.

W raportach sprzedaży rower zostaje zarejestrowany jako sprzedany 8 maja.

Data płatności i data sprzedaży nie muszą więc być takie same.

Przykład bez faktury

Konsument zleca naprawę roweru 10 maja i od razu za nią płaci. Faktura nie zostaje wystawiona.

Wilmar Retail używa wtedy daty dokumentu płatności lub paragonu. Usługa zostaje zarejestrowana jako sprzedana 10 maja.

Data faktury, data paragonu i data płatności

Ważne jest, aby rozróżniać te trzy daty:

• Data faktury: określa datę sprzedaży, jeżeli została wystawiona faktura.
• Data paragonu lub dokumentu płatności: określa datę sprzedaży, jeżeli faktura nie została wystawiona.
• Data płatności: wskazuje, kiedy płatność została faktycznie zarejestrowana.

W rezultacie płatność może zostać wykazana w innym okresie raportowym niż sama sprzedaż.

Przykład

Faktura dla firmy ma datę 30 czerwca, ale zostaje opłacona 5 lipca.

Sprzedaż zostaje ujęta w raporcie sprzedaży z datą 30 czerwca. Płatność zostaje zarejestrowana 5 lipca.

Najważniejsze informacje

Przy każdej płatności w Wilmar Retail tworzony jest dokument płatności. Następnie system określa, czy dokument ten powinien zostać zafiskalizowany.

Najważniejsze zasady:

• Jeżeli nie ma faktury, dokument zostaje zafiskalizowany.
• Jeżeli faktura konsumencka nie została przesłana do KSeF, dokument utworzony podczas płatności zostaje zafiskalizowany.
• Jeżeli faktura dla firmy została prawidłowo przesłana do KSeF, dokument utworzony podczas płatności nie zostaje ponownie zafiskalizowany.
• Jeżeli istnieje faktura, data faktury określa datę sprzedaży.
• Jeżeli nie ma faktury, datę sprzedaży określa data dokumentu płatności lub paragonu.

Podsumowując:

Sprzedaż, która nie została zarejestrowana w KSeF, jest rejestrowana za pomocą paragonu fiskalnego. Datę sprzedaży określa data faktury, a jeżeli faktura nie została wystawiona — data paragonu lub dokumentu płatności.