Een reparatie als lease onderhoud indienen

In dit artikel bespreken we de gangbare flow voor het uitvoeren van lease onderhoud binnen Wilmar Cloud. Deze flow zal grotendeels overeenkomen met de flow die voor andere leasemaatschappijen wordt gehanteerd.

Het lease onderhoud proces start met het maken van een nieuwe reparatie via de voor u bekende manier. U start hiermee via "Werkplaats -> Overzicht", door op "Nieuwe reparatie" te klikken. 

Tip: De gebruiker dient voor de vervolgstappen in het bezit te zijn van gegevens over de klant en de tweewieler, zodat de tweewieler terug kan worden gevonden in het systeem.

Tweewieler opzoeken en leasecontract inzien

U dient de klant op te zoeken aan de hand van de adresgegevens / naam, of de tweewieler direct te zoeken aan de hand van het framenummer. Belangrijk is dat de tweewieler die toegevoegd wordt aan de reparatie altijd een framenummer bevat.

Inzien contract

Na het selecteren van de tweewieler zoekt Wilmar contact met de gekoppelde leasemaatschappijen waarmee een onderhoudskoppeling aanwezig is. De leasekoppeling moet hiervoor correct zijn geconfigureerd. In de rechter zijbalk van het scherm ziet u een kopje "Informatie leasemaatschappijen". Daar vindt u de controles die we voor u hebben uitgevoerd.

Gaat u met uw muis over het 'i', icoontje heen, dan vindt u daar het contractnummer en een lease budget indien van toepassing.

Inplannen reparatie

U plant de reparatie volgens de gangbare weg in. Vervolgens opent u de reparatie in de 'beta' reparatie weergave.

Toevoegen arbeid en indienen aanvraag

In de reparatie weergave selecteert u "Leasemaatschappij" bij de werkzaamheden. Zodra u dit doet, kunt u zoeken in de lijst met leasewerkzaamheden. Het ophalen duurt de eerste keer even, we zoeken namelijk realtime in de meest actuele lijst om misverstanden te voorkomen!

U selecteert de werkzaamheden zoals u gewend bent. Deze komen vervolgens op de reparatie terecht. Bij de werkzaamheden ziet u een blauw bolletje. Wanneer u daar met de muis overheen gaat, komt de actuele status van het onderhoud terug. Ook een eventueel budget, indien van toepassing wordt hier weergegeven.

Bent u klaar met het toevoegen van de werkzaamheden en onderdelen? Dan dient u de onderdelen te koppelen aan de werkzaamheden, zodat de leasemaatschappij de BTW-opsplitsing goed kan bepalen. Zij willen namelijk weten welke onderdelen bij welke lease werkzaamheden horen. Dit doet u door op het paperclip-icoontje naast elke werkzaamheid te klikken en het juiste onderdeel daaraan te koppelen.

Bent u klaar? Dan klikt u op "Lease aanvraag indienen". We vragen u om een bevestiging, en bent u het ermee eens, dan kunt u de lease aanvraag ter goedkeuring aan bieden.

Is alles gelukt? Dan zal de lease aanvraag tonen dat deze in behandeling is genomen. We wachten even af op antwoord, en zullen periodiek kijken of er al goedkeuring is. Geen zorgen, dit duurt meestal niet lang. Duurt het langer dan verwacht? Neem dan contact op met de lease maatschappij. Zij kunnen u dan vertellen of de aanvraag al wel of niet is goedgekeurd.

Al uw ingediende aanvragen vindt u terug onder "Werkplaats -> Lease aanvragen (V2)" in het menu van Wilmar Cloud. Hebben we een update? Dan ontvangt u een notificatie binnen Wilmar.

Zodra er goedkeuring is van de leaseaanvraag is het mogelijk om deze nog te wijzigen. Dit doet u door de bovenstaande stappen te herhalen op de reparatie, en deze opnieuw in te dienen.

Lease aanvraag afronden

Bent u klaar, en is uw aanvraag goedgekeurd? Dan drukt u op: "Lease aanvraag afronden". Met deze stap laat u de leasemaatschappij weten dat u helemaal klaar bent, en dat u overgaat tot facturatie. Zij doen direct geautomatiseerd een check, en indien alles er oké uit ziet kan er tot facturatie worden overgegaan.

Na het afronden van de lease aanvraag wordt de knop "Factuur maken" zichtbaar. U maakt de factuur volgens de gebruikelijke weg. Na een succesvolle facturatie, ziet u als alles oké is verlopen de melding dat de lease aanvraag is gefactureerd.

Tip: Stelt u bij de facturatie de gebruiker en eigenaar van de tweewieler ook juist in. Op die manier is de factuur makkelijker terug te vinden, en krijgt de leasemaatschappij een kloppend document.

U bent nu helemaal klaar. Binnenkort ontvangt u het geld van de leasemaatschappij op uw rekening.

Splitfacturen maken

Is een gedeelte van de arbeid voor eigen rekening? Dan dient u dit bij de werkzaamheid aan te geven met het schuifje. Arbeid die voor eigen rekening is moet los worden toegevoegd op de reparatie, en het bedrag krijgen wat voor eigen rekening is. Het gaat in dit geval vaak over arbeid die handmatig is toegevoegd, of arbeid uit de eigen lijst / standaard werkzaamheden.

Bij het maken van de factuur maken we in het geval dat er onderhoud voor eigen rekening is twee facturen. Wanneer u de eigenaar en gebruiker goed selecteert bij het maken van de factuur, dan zorgt dit ervoor dat de factuur aan de eigenaar automatisch de factuur is die naar de leasemaatschappij wordt opgestuurd. De factuur naar de gebruiker bevat het restant (niet lease) onderhoud.